Il nuovo regolamento UE 2016/679

Il 25 Maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo Regolamento UE 2016/679 (GDPR) che ha l’obiettivo di uniformare, a livello Europeo, le norme per il trattamento e la tutela dei dati personali delle persone fisiche.

Con l’occasione, R.P.G. Servizi Multimediali, dopo aver realizzato la propria documentazione e aver aggiornato le proprie policy e attrezzature in modo da soddisfare i requisiti delineati nel GDPR, offre consulenza e documenti precompilati per poter traghettare, chiunque ne abbia necessità, verso l’adeguamento e il mantenimento della conformità alla normativa.

Il processo di adeguamento si struttura in più fasi:

- Incontro conoscitivo

I nostri responsabili visitano la sede e prendono visione della situazione attuale e, in seguito ad un’intervista, raccolgono le informazioni principali circa l’attività svolta dall’azienda. Durante l’incontro, qualora venisse conferito l’incarico, lo staff di R.P.G. si preoccupa anche di fornire una formazione di base che consenta al Titolare del Trattamento di comprendere la finalità del GDPR e l’importanza delle precauzioni richieste dalla normativa. L'incontro conoscitivo è gratuito entro 30Km dalla sede R.P.G. altrimenti necessita di un rimborso spese(pedaggi, rimborso chilometrico, ecc..) per chilometraggi superiori.

- Incontro di approfondimento

Qualora fosse necessario un ulteriore incontro per la verifica delle attrezzature e delle tecnologie utilizzate, R.P.G. provvederà a tornare in sede con un tecnico specializzato per rilevamenti approfonditi.

- Elaborazione della documentazione

Le informazioni raccolte durante la prima fase, vengono rielaborate sottoforma di documenti in formato Microsoft Office Word, Power Point o Excel. La documentazione viene poi raggruppata in una cartella e archiviata in una chiavetta cifrata che servirà nella fase successiva. Viene anche stampata una copia dei documenti e archiviata in un raccoglitore dedicato all’azienda.

- Installazione e aggiornamento delle attrezzature

In questa fase i tecnici R.P.G. si impegneranno nella configurazione delle tecnologie utilizzate dal cliente, in modo da renderle conformi con il GDPR. Durante la procedura, R.P.G. potrebbe avvalersi di Responsabili esterni.

- Consegna della documentazione

Un responsabile R.P.G. visita nuovamente la sede del cliente e porta con sé la chiavetta cifrata contenente la documentazione, il raccoglitore dedicato ed eventuali libricini per la formazione. Il materiale viene consegnato al Titolare del Trattamento e viene illustrata la procedura per ultimare l’adeguamento ed effettuare i futuri aggiornamenti.

- Archiviazione/Cancellazione della documentazione

La documentazione creata viene archiviata da R.P.G. e rimane disponibile come primo backup per il cliente. Qualora il cliente non fosse interessato al servizio, la documentazione verrà distrutta e R.P.G. verrà sollevata dal ruolo di Responsabile per i dati riguardanti il cliente, raccolti durante le interviste; a meno che non siano necessari ai fini fiscali.

Pacchetto base

  • Registro dei trattamenti del Responsabile
  • Bozza di contratto designazione Responsabile del trattamento
  • Registro Responsabili del trattamento
  • Bozza lettera d’incarico per designazione Incaricato del trattamento
  • File di dettaglio Incaricati
  • Organigramma del trattamento dati
  • Informativa sul trattamento dati
  • Modulo consenso per persone fisiche
  • Modulo segnalazione violazione dei dati

Pacchetto Formazione

  • Libricino con riassunto della normativa da consegnare agli Incaricati
  • Ricevuta di presa visione da allegare alla lettera d’incarico